eHRAMBA: STROŠEK ALI VARNOST

Ali je eHramba dokumentov strošek ali varnost? 

Na to vprašanje nam je na ODOS konferenci 2022 odgovoril direktor podjetja ZZI d.o.o., gospod Peter Zorko. Če vas zanima njegov odgovor, nadaljujte branje tega članka, v katerem je povzeta njegova predstavitev in si oglejte posnetek z ODOS konference, na povezavi spodaj.

Povezava do posnetka: https://odos.si/objavljamo-posnetek-odos-konference-2022/

Platforma eHramba.si je bila razvita leta 2007 v podjetju ZZI d.o.o. in je certificirana pri Arhivu RS od leta 2012. Podjetje pa ima tudi pridobljen certifikat standarda ISO 27001. S certifikacijo je zagotovljena zakonska skladnost in varnost informacij. Odkar so v podjetju razvili to platformo, jo redno vzdržujejo ter letno/mesečno nadgrajujejo, notranja pravila pa obnavljajo vsakih pet let.

eHramba je digitalni repozitorij elektronskih dokumentov, ne glede na to, ali so kot original ustvarjeni v papirni obliki in potem digitalizirani ali pa so v originalu že elektronski dokument. Uporabnice eHrambe so tako občine kot tudi drugi državni organi, velika večina pa je uporabnikov iz gospodarstva.

Prednosti uporabe platforme eHramba.si

• optimizacija stroškov
• večja preglednost (stalen revizijski nadzor skladnosti in boljša dostopnost do dokumentov in zgodovine)
• povezljivost (procesov, sistemov, eDokumentov in njihovih lastnosti)
• kakovost delovanja (varnost, stalnost delovanja in nadzor)
• avtomatizacija (vlaganja in uporaba eDokumentov v poslovnih procesih organizacije)
• znižanje stroškov (formalne rabe in zagotavljanje zakonske skladnosti)
• varna odprtost (eHrambe za zunanje in notranje uporabnike ter aplikacije)

Model uporabe eDokumentov iz eHrambe poteka vse od nastanka dokumenta, zajema in hrambe dokumenta do uničenja. Začne se z nastankom dokumenta oziroma z zajemom le tega v elektronsko hrambo.

Da je dokument ustrezno hranjen, mora biti zagotovljenih pet pogojev (DUCAT):

• Dostopnost gradiva
• Uporabnost gradiva
• Celovitost gradiva
• Avtentičnost gradiva
• Trajnost gradiva

Dokumente lahko vlagamo preko katerega koli sistema (elektronske pošte, ročnega zajema, izmenjave …). Dokument se vloži, vmes se lahko naredi tudi pretvorba tega dokumenta v obliko za dolgoročno hrambo, časovno se ga žigosa in vodi preko kanalov (skladišče dokumentov, metapodatki, vsebina, varnostni podatki in življenjski cikel).

Platforma eHramba.si je sestavljena iz več delov

1. Upravljanje in nadzor (definiran sistem pooblastil, hrambe podatkov, klasifikacijski načrti ter orodja za nadzor delovanja sistema).
2. Lastnosti sistema hrambe (metapodatki, ki jih ločimo na spremenljive in nespremenljive, revizijske sledi na dokumentih in procesih v hrambi).
3. Življenjski cikel dokumentov (časovno žigosanje, podatki življenjskega cikla, obnavljanje veljavnosti podpisov).
4. Procesi
5. Vmesniki (povezovanje z drugimi ponudniki preko varnih storitev).

eHramba v okolju naročnika deluje kot podsistem ali zunanja storitev, vključena v rešitve, procese in vmesnike uporabnika.

Kaj eHramba.si omogoča?

• Enotno prijavo preko sistema organizacije
• Izvozi vse hrambe vključno z revizijskimi sledmi v lokalno okolje
• Integracija v procese, iskanja in vmesnike, kot je Outlook
• Zagotovljena prečna integracija in iskanje iz več sistemov naročnika in enoten pregled na eDokumente, njihovo uporabo in statuse

Pri podjetju ZZI d.o.o. stremijo k povezavi s ponudniki, kot je naše podjetje PIA in s sistemi, kot je sistem ODOS, da vsi uporabniki uporabljajo njihove storitve v sistemih, ki jih poznajo, brez večje spremembe v načinu dela. Podjetje ZZI je avtomatsko povezano z ODOS-om po pravilih, ki so v njem določena. Dokumenti gredo v hrambo z identifikacijo preko enotne prijave, tako da naročnikom ni potrebno uporabljati dveh sistemov, ker so vse funkcije na voljo preko ODOS-a.

Za na konec je gospod Peter Zorko na vprašanje ali je eHramba strošek ali varnost odgovoril, da je tako strošek kot tudi varnost, vendar je strošek minimalen v primerjavi s tem, kar se lahko zgodi v primerih zlorabe podatkov. Podal je dober primer in sicer, če se uniči papir, ga nikakor ne moremo več obnoviti nazaj, naj gre bodisi za poplavo ali požar. V digitalnem svetu pa lahko vseeno najdemo kopijo, če uporabljamo eHrambo in imamo dokumente v digitalni obliki varno shranjene.

Če si želite imeti zadeve in dokumente varno shranjene ter zbrane na enem mestu v enem sistemu, nam pišete na prodaja@pia.si ali pokličete na 03 898 37 90. Z veseljem vam bomo predstavili naš informacijski sistem ODOS, vam  pomagali in svetovali.

Če želite izvedeti več informacij o različnih tematikah, ki so povezane z digitalizacijo, vam priporočamo branje spodnjih člankov: 

• Povezovanje sistemov za večjo preglednost in učinkovitost poslovanja
• Kibernetska varnost za podjetja
• Vaša občina potrebuje najboljši dokumentni sistem